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各学院（部）、各相关单位：

为做好2022届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作，现将有关工作通知如下：

一、毕业生档案材料归档工作的组织实施

毕业生档案材料归档工作由档案馆组织，各学院（部）在档案馆的组织指导下具体实施。各学院（部）须明确毕业生档案材料归档工作负责人，由负责人组织、培训学生开展本学院（部）毕业生档案材料收集、鉴定、整理及移交等工作。每20位毕业生的档案材料归档工作需要配备1名学生党员或班团干，参与毕业生档案归档工作的学生要求思想政治好、保密意识强、遵守纪律、工作细致、认真负责，且要避免参与本人的档案归档工作。

为顺利开展2022届毕业生档案材料归档和转递工作，请各毕业班辅导员于6月10日（周五）上午10点到雁山体健学院多功能教室503参加具体业务培训，参会回执(附件7）请发送到邮箱2413115404@qq.com。

二、毕业生档案材料归档前期工作

各学院（部）、教务处学籍科、组织部、校团委、学工部就业指导中心和资助管理中心、研究生院研究生培养办公室、研工部就业办、高师培训中心、校医院保健科等单位是毕业生档案材料形成或暂时保管单位，应及早、规范形成毕业生档案材料，明确档案材料发放时间，确保各学院（部）毕业生档案材料收集工作按时、有序开展。

三、毕业生档案材料收集

收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节，各毕业班辅导员要高度重视，认真组织好学生助理按照归档材料范围收集各类档案材料，确保每一位毕业生的档案材料齐全完整。2022届本科、研究生毕业生档案材料收集范围、档案领取及移交时间安排分别见附件1和附件2。

四、毕业生档案材料的整理与移交

本科、硕（博）士毕业生档案材料的整理内容、信息录入、档案袋密封、分类移交等注意事项分别见附件3和附件4。

五、毕业生档案转递

（一）根据相关规定，毕业生档案以中国邮政特快专递（EMS）高校学生人事档案专用通道寄送。为保证毕业生档案准确转递，要求档案接收单位有保管档案资质，档案转寄的地址必须详细具体，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位写全称并具体到接收部门及其办公电话。学生档案室将根据就业方案中本人填写的档案接收单位、地址，于7月4日—8日、7月14日分批次通过EMS档案专线办理档案投递事宜。

（二）个别毕业生需要提前转档的，请在办理完毕业档案整理归档后，带调档函原件、身份证复印件及有辅导员签字和学院盖章的情况说明，到学生档案室办理。个别毕业生档案转档需要通过机要局的，请学生本人提供调档函原件向学生档案室提出申请后办理。

（三）因接收单位名称、地址不准确而造成的档案退回，或要求改派新工作单位，需要再次寄出档案的将收取相应的档案邮递费。

六、毕业生档案查询

（一）学生档案转递10天后，毕业生可登录半岛体育app档案馆网页“毕业生档案转递信息查询”（http://dag.gxnu.edu.cn/dagsearch）（投递去向、快递单号）或向毕业班辅导员咨询。同时毕业生本人也可向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的，请在邮寄后两个月内向邮政EMS申请档案签收情况查询。

（二）学生档案材料错装、漏装或档案内容缺失等问题，请咨询辅导员。

七、暂缓派遣档案的转递

暂缓派遣档案，如需转出，请查看附件5或登录半岛体育app档案馆网页查看转递流程。

八、其它注意事项

（一）严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，要严格遵守档案工作的有关规定，应做好鉴定与保密工作，保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，不得将不属于归档范围的材料归入学生人事档案，违者要对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（二）辅导员请通过新“学生档案管理系统”（http://172.16.131.52）以个人工号、真实姓名和联系方式进行账号注册后，进行毕业生档案信息录入。

（三）学生档案室联系方式（具体分工见附件6）

学生档案一室（913）电话：0773-8283207，联系人：胡老师；学生档案二室（922）电话：0773-3637335，联系人：张老师。

附件：

1.2022届本科毕业生档案材料收集范围、档案领取及移交时间安排表

2.2022届硕（博）士毕业生档案材料收集范围及归档时间安排表

3.2022届本科毕业生档案整理与移交注意事项

4.2022届硕（博）士毕业生档案整理与移交注意事项

5.半岛体育app学生档案转递办法（2022年版）

6.学生档案室分工及联系方式

7.2022届毕业生档案材料归档业务培训回执

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