各学院（部）、各单位：
新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，学校党委带领在校师生员工众志成城抗击疫情，在此过程中已经形成并将继续形成大量的文本、声像、电子（含手机截屏）和实物材料。这些材料是学校积极应对突发事件的真实记录，对今后工作查考、经验借鉴、历史研究具有十分重要的意义。根据上级档案管理部门和学校档案工作要求，应全程全口径收集疫情防控档案，做到应收尽收、应归尽归，各单位应积极做好疫情防控档案的收集归档工作。
一、归档范围
(一)上级党委、政府关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等；
(二)上级有关主管部门关于本校做好新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报、批示、指示等；
(三)本校关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、意见、通告、防控方案、报表、统计分析、应急预案、监测方案、大事记等，召开专门会议形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等；
(四)学校建立疫情防控工作机构、机构成员名单、协调机制及工作部署等相关文件材料；
(五)校医院组织医药用品、相关物资保障等工作形成的各类材料；
(六)接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的各类材料；
(七)学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的各类材料，例如校园封闭管理、离退休职工关心关怀、居家隔离、居家办公、健康日报、返程回校等工作中形成的材料；
(八)在疫情防控中表现突出，个人或集体受到上级组织、各级政府部门或学校表彰的文件、感谢信、奖状奖杯等；对疫情防控不力、工作严重失误、违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料；
(九)教务处、研究生院、学工部（处）和各教学单位在做好疫情防控工作相关停课复学、线上线下教学工作形成的材料；
(十)宣传部、学工部（处）、校团委和其他各二级单位及校外其他媒体关于学校及师大各社区疫情防控工作的宣传材料；
(十一)育才校区与王城校区社区办在组织排查形成的文件材料及疫情防控的通告、公告、名册、统计分析、照片、视频、笔记和记录等；
（十二）师生参与疫情防控一线工作、自愿争当志愿者的日记或师生同心协力共抗疫情、帮助患者战胜病魔的典型事迹；
（十三）学校科研团队在疫情防控工作中形成的调研报告、研究数据、科技攻关成果、过程性记录等资料；
（十四）学校师生、离退休同志、校友创作的以疫情工作为主题的各类艺术作品，例如书法、诗歌、歌曲、绘画等；
（十五）新冠肺炎疫情防控工作中产生的音频、视频、照片、电子文件材料和实物等；
（十六）其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的文件材料，例如工作台账、手机日志、群共享记录、手机截屏等。
二、归档材料质量要求
（一）因疫情防控工作的特殊性，相关归档材料以电子版居多，各归档单位务必将相关电子文件材料移交归档。
（二）归档材料要求内容真实，文字图表、音频视频清晰，突出原始性。电子版照片以JPG格式归档，一般要求不小于3M，不得用PS方法对内容进行删除或增添。实物及声像档案（照片、视频及音频）均需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等背景信息。
（三）各单位应按照相关类别档案归档指南进行整理归档，材料移交时需签字盖章手续完备。
三、重点归档单位
党委办公室、校长办公室（含疫情防控办）、宣传部、组织部、人事处、校医院、离退休工作处、学工部（处）、后勤保障处/后勤服务集团、保卫处、校友工作办公室与基金会管理办、国教院与国际合作与交流处、校工会、科技处、社科处、纪委办 / 监察处/巡察办、财务处、校团委、育才与王城社区办等。
四、归档原则
（一）疫情防控档案要做到应收尽收、应归尽归；
（二）移交入馆的疫情防控档案要做相应的整理立卷，档案目录清晰准确，移交手续完备完备。
五、归档时间及要求
请各单位于5月14日前完成归档移交工作，档案整理完毕后将电子版档案材料、疫情防控档案移交情况说明、2020年疫情防控档案移交目录打包，以“单位名称+疫情防控档案”命名，发送至档案馆邮箱（archives@gxnu.edu.cn）进行审核，同时纸质材料向档案馆803办公室移交，归档情况纳入2021年各单位档案工作考核。
六、联系方式
联系人：胡老师、刘老师
联系电话：8283205
附件：1.疫情防控档案移交情况说明
2.2020年疫情防控档案移交目录
档案馆
2021年4月18日
桂公网安备45030502000260号)